The post Tips&tricks za pametno planiranje aktivnosti first appeared on Poslovno Učilište.

The post Razlika između onboardinga i orijentacije novozaposlenih first appeared on Poslovno Učilište.

Vlada Republike Hrvatske donijela je 1. srpnja 2021. godine Uredbu o uredskom poslovanju („Narodne novine“, broj 75/21.) (dalje: Uredba) koja je stupila na snagu 10. srpnja 2021., a predstavlja temeljni propis kojim se uređuju pravila i mjere u postupanju s pismenima, njihova primanja i izdavanja, evidenciju i dostavu u rad, obradu, korištenje, otpremanje, čuvanje, izlučivanje i predaju nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu. Nova Uredba zamijenila je Uredbu o uredskom poslovanju iz 2009. godine.

Načela uredskog poslovanja

Načelo zakonitosti

U najširem smislu zakonitost predstavlja zahtjev da su pravni akti kao i procedura izrade i donošenja pravnih akata utemeljeni na zakonu. Također, u najjednostavnijem opisu ovo načelo zahtjeva da su svi podzakonski akti usklađeni sa zakonom i ustavom, odnosno s višim zakonskim aktima. Uredski rad i akti u uredskom radu temelje na stvarnim činjenicama i svim drugim podacima i okolnostima koje su utvrđene jasno, precizno, nepristrano i na potpuno zakonit način. Ako se uredski rad i akti temelje na približnim i površnim te nezakonitom načinu na koji su utvrđene činjenice, može doći do znatnih poremećaja u kvaliteti rada i akata. U tom smjeru idu i odredbe kojima se propisuje obvezna izrada plana klasifikacijskih oznaka i implementacija istog u informacijski sustav uredskog poslovanja. Do sada se plan klasifikacijskih oznaka donosio svake godine, a prema novim odredbama Uredbe donosi se kada nastanu promjene. Donošenje plana klasifikacijskih oznaka ide u smjeru jasnog i preciznog vođenja evidencija upravnog postupka u prvom stupnju, evidencija upravnog postupka u drugom stupnju i evidencija neupravnog postupka koje zamjenjuju dosadašnje upisnike upravnog premeta i urudžbene zapisnike koje je propisivala stara Uredba i 2009. godine.

Ekspeditivnost, efikasnost i ekonomičnost

Ekspeditivnost nalaže provedbu uredskog poslovanja na što brži način i u zadanim rokovima. Jedan od načina povećanja efikasnosti je svakako obveza uvođenja informacijskog sustava uredskog poslovanja. Načelo ekonomičnosti zahtjeva da se u uredskom poslovanju treba ostvariti što veća efikasnost, što znači da uz što manje troškova ostvarimo zadani rezultat.

Jednostavnost

Potrebno je da obrada podataka u informacijskom sustavu uredskog poslovanja uređena na što jednostavniji način odnosno da je informacijski sustav uredskog poslovanja kreiran tako da je dovoljan jedan unos podataka. Jednostavnost zahtjeva interoperabilnost informacijskog sustava uredskog poslovanja s drugim sustavima.
Novo načelo primarnog elektroničkog komuniciranja
Uredba o uredskom poslovanju u članku 7. propisuje obvezu evidentiranja pismena u informacijski sustav uredskog poslovanja. U obzir valja uzeti i članak 3. Uredbe te članak 75. Zakona o općem upravnom postupku („Narodne novine“, broj 47/09., 110/21.) koji prvi puta prednost daju elektroničkoj komunikaciji naspram klasične.

Članak 3. Uredbe: „Javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem.“
Članak 75. ZUP-a. „ Javnopravna tijela i stranke te druge osobe koje sudjeluju u postupku primarno komuniciraju elektroničkim putem i pomoću sustava državne informacijske infrastrukture.“
Predmetni članci predstavljaju značajnu promjenu u radu javnopravnih tijela. Primjena ovih članaka od javnopravnih tijela zahtjeva implementaciju informacijskog sustava uredskog poslovanja s jedne strane te primjenu informacijsko-komunikacijskih tehnologija u svakodnevnom radu. Svakako, ne treba zaboraviti izraz „putem sustava državne infrastrukture“ što implicira da će sama država raditi na razvoju sustava za komuniciranje – ovdje se najprije misli na daljnji razvoj sustava e-Građani. Također, informacijski sustav uredskog poslovanja mora biti inter operabilan, odnosno mora omogućiti povezivanje s informacijskim sustavima drugih javnopravnih tijela i povezivanje sa sustavom za nadzor nad provedbom upravnog postupka – ZUP IT.

Primitak, otvaranje i pregled pismena i pošiljki

U ovom dijelu Uredba donosi nekoliko novina. Uredba najprije u članku 9. propisuje da pismena zaprimljena putem informacijsku sustava uredskog poslovanja druge upravne organizacije ili drugog informacijskog sustava obrađuju se u informacijskom sustavu i u pravilu se ne ispisuju. Također, Uredba daje diskrecijsku ocjenu službenoj osobi vezanu za evidenciju pismena primljenih putem elektroničke pošte. U ovom dijelu se uvodi pojam jedinstvenog identifikatora pismena. Radi se podatku koji na jedinstveni način definira pismeno, a omogućava provjeru izvornosti, cjelovitosti i sljedivosti pri razmjeni podataka između informacijskih sustava uredskog poslovanja.

Što to u praksi zapravo znači?

Često se dogodi da u komunikaciji javnopravnih tijela određeni akt se zaprimi i u elektroničkom i u fizičkom (papiru) obliku. Uspostavom „pristupne toče“ javnopravna tijela će međusobno moći komunicirati tako da će sustavi uredskog poslovanja automatizmom se povezivati kroz „pristupnu točku“. Kako bi se omogućilo sljedivost svakom aktu će se dodijeliti jedinstveni identifikator slučajnim odabirom u sustavu uredskog poslovanja u kojem je kreiran. Za razvoj pristupne točke preporučujemo sustav JAVA/Domibus kojeg je kreirala Europska komisija i besplatan je za sva javnopravna tijela.

U slučajevima kada je pismeno zaprimljeno u papiru, putem pružatelja poštanskih usluga, ono se unosi u informacijski sustav uredskog poslovanja. Detaljan popis podataka o pismenu koje smo dužni unijeti propisuje Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja. Umjesto dosadašnjeg prijamnog štambilja, na pismeno se uspije jedinstvena oznaka pismena – zalijepit će se naljepnica koja sadrži naziv javnopravnog tijela koje je zaprimilo pismeno, datum primitka, brojčana oznaka i jedinstvena oznaka pismena koju kreira informacijski sustav uredskog poslovanja. Isto pismeno se zatim skenira tako da se koristi optičko prepoznavanje teksta – OCR. Minimalne postavke OCR-a su 300 dpi, najbolje grayscale te uključen OCR na hrvatski jezik.

Postoji bezbroj rješenja za OCR dokumenata. Problem u nekoliko javnopravnih tijela je nemogućnost automatskog skeniranja u informacijski sustav uredskog poslovanje, već je najprije potrebno dokument skenirati u „folder“, a zatim u informacijski sustav uredskog poslovanja ručno unijeti (browse). U ovom slučaju preporučujemo sustav „Canon – Therfore“. Therfore je implementiran u fotokopirne uređaje i skenere, odnosno prilikom skeniranja dokumenta program će automatski povezati pdf. i pripadajuće metapodatke. Ovo je izuzetno bitno kod pretvorbe analognog gradiva u digitalno kada je potrebno skeniranje velike količine dokumentarnog gradiva. Postupak pretvorbe gradiva propisan je pravilima koja uređuju obradu arhivskog i dokumentarnog gradiva o čemu ćemo pisati u sljedećem blogu.

Potpisivanje i ovjera akata

UREDBA (EU) br. 910/2014 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 23. srpnja 2014. o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu i stavljanju izvan snage Direktive 1999/93/EZ u potpunosti izjednačuje kvalificirani elektronički potpis s vlastoručnim.

U praksi akte koji se otpremaju elektroničkim putem potpisat će ovlaštena osoba digitalnim potpisom, a akte koji se otpremaju putem pružatelja poštanskih usluga potpisat će vlastoručno te staviti pečat javnopravnog tijela. Uredba je preuzela odredbe o elektroničkoj identifikaciji te pruža i mogućnost digitalnog kvalificiranog pečata koji služi za ovjeru akata koji su nastali automatskom obradom u sustavu te nije potreban digitalni potpis službene osobe.

Ono što preporučujemo je svakako primjena kvalificiranog elektroničkog potpisa izdanog od tzv. pružatelja usluga od povjerenja. U RH certifikate za kvalificirani elektronički potpis pruža Agencija za komercijalnu djelatnost – AKD i Financijska agencija – FINA. Najbolje rješenje je korištenje kvalificiranog elektroničkog potpisa za akte koji se otpremaju elektroničkim putem kao i za akte koji se otpremaju fizičkim putem uz napomenu da ako su akti potpisani digitalnim potpisom, a otpremaju se fizički onda moraju sadržavati vremenski žig koji potvrđuje cjelovitost i izvornost elektroničkim putem što je dopušteno stavkom 6. člankom 45. Uredbe.

Otprema

Kod otpreme akata Uredba je odluku o načinu otpreme dala službenoj osobi – voditelju postupka. Voditelj postupka odlučuje o načinu otpreme. Kod otpreme valja uzeti i u obzir odredbe ZUP-a koje uređuju predmetno pitanje (glava VI -Obavješćivanje).
Ako voditelj postupka odluči da se akt otprema putem pružatelja poštanskih usluga, isti otprema pisarnica javnopravnog tijela. U ovom dijelu se nije ništa mijenjalo u odnosu na staru Uredbu. Akte u elektroničkom obliku otprema voditelj postupka. U slučaju osobne dostave rješenje se može dostaviti u elektroničkom obliku isključivo u osobni korisnički pretinac sustava državne infrastrukture. U tom slučaju rok za dostavu se smatra kada je stranka preuzela (otvorila) poruku, odnosno 8 dana od dana dostava ako stranka nije preuzela rješenje. Slanje upravnih akata elektroničkom poštom fizičkim osobama se ne preporuča. Pravnim osobama, od kojih imate suglasnost na komunikaciju elektroničkom poštom, mogu se slati akti elektroničkom poštom, uz uvjet da primatelj potvrđuje primitak pismena.
Dostava ima veliku važnost u upravnim postupcima te se daje primat kvaliteti i zakonitosti upravnih akata nad ekonomičnosti i ekspeditivnosti postupka.

Umjesto zaključka

Ministarstvo pravosuđa i uprave, u okviru svoje nadležnosti, provelo je značajne promjene vezane za općenito postupanje javnopravnih tijela u Republici Hrvatskoj. Osim velikog broja projekata financiranih europskim novcem, donesen je i set propisa kojima se uređuje postupanje javnopravnih tijela i jačanje participacije građana u radu javne uprave.
Najprije se radi o propisima koji uređuju upravno postupanje i upravni spor koji su dodatno osnaženi novim propisima o uredskom poslovanju i o zaštiti dokumentarnog gradiva izvan arhiva.

Tako su na snagu stupili sljedeći propisi:

1. Zakon o općem upravnom postupku („Narodne novine”, br. 47/09., 110/21.) na snazi od 1. siječnja 2022.
2. Zakon o upravnim sporovima („Narodne novine”, br. 20/10., 143/12., 152/14., 94/16., 29/17., 110/21.) na snazi od 21.10.2021.
3. Uredba o uredskom poslovanju („Narodne novine”, br. 75/2021.) na snazi od 10. srpnja 2021.
4. Pravilnik o elektroničkoj komunikaciji („Narodne novine”, br. 139/21.) na snazi od 1.1.2022.
5. Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja („Narodne novine”, br. 132/21.) na snazi od 12.12.2021.
6. Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva („Narodne novine“, br. 105/20), na snazi od 29.10.2020.
Stupanjem na snagu gore navedenih propisa zatvoren je cjelokupni proces obrade dokumentarnog gradiva koje nastaje u radu javnopravnih tijela, a fokus novih propisa je na uvođenju informacijsko-komunikacijskih tehnologija u rad javnopravnih tijela.

The post Uredba o uredskom poslovanju first appeared on Poslovno Učilište.

Zaposlenici koji se dobro i sigurno služe Excelom zasigurno imaju bolju priliku za unapređenje.

Jednom kad se nauči, uz malo vježbe i prakse rada u njemu radi se o vještina koju vam nitko ne može oduzeti- kolokvijalno rečeno „kao vožnja biciklom – nikad se ne zaboravlja!“

Iskustvo rada u programu može biti mnogo, brže, jednostavnije i bezbolnije nakon edukacije s kvalitetnim predavačem.

Ovaj nam program može i mora biti velika pomoć u svakodnevnom radu, a mnogobrojnim trikovima koje „skriva“ na dohvat ruke možemo značajno ubrzati naše radne zadatke i time si ostaviti više vremena za veće i zahtjevnije projekte.

• Od izrade tablica,
• izvlačenja podataka iz istih,
• matematičkih, logičkih i raznih drugih formula,
• spajanja više tablica u jednu

Excel nam nudi širok raspon funkcija koje mogu olakšati radne dane. Zašto ih ne iskoristiti?

Da li vam se ikada dogodilo da vas kolege ili nadređeni traže određene podatke koje morate poslati ako ne „još jučer“ onda barem odmah i sad?

Ako nisu na jednom mjestu i već spremni takav zadatak potpuno nepotrebno postaje ogroman izvor stresa.

Uz malo znanja ovog, kako mu mnogi tepaju, svemogućeg programa takve zahtjeve možete odraditi u svega nekoliko minuta.
I vi možete postati onaj kolega kojem će se ostali obraćati za savjet jer se odlično služite Excelom.

Vaše tablice mogu:

• izgledati urednije,
• brojevi se mogu automatski računati,
• boje mogu automatski prikazivati stanja…

jedino što vi morate znati kako to zadati programu!

Kroz naše edukacije pokazat ćemo vam koliko Excel može postati odličan “kolega” koji će posao nerijetko odrađivati za vas, umjesto da vam bude neprijatelj.

Ono što je sigurna istina, uz znanje Excela moći ćete vrijeme koje ste uštedjeli – preusmjeriti na neke druge zadatke i osjećati se produktivnije i sretnije na svom radnom mjestu.

Više o Excelu saznajte na našim seminarima:

https://poslovnouciliste.hr/seminari/jednodnevni-seminari/excel-za-poslovno-koristenje-1-stupanj-jednodnevni-seminar/

https://poslovnouciliste.hr/seminari/jednodnevni-seminari/excel-za-poslovno-koristenje-2-stupanj-jednodnevni-seminar/

The post Excel – trebamo li ga se bojati? first appeared on Poslovno Učilište.