Engleski naziv onboarding jest uvođenje u posao novih zaposlenika, no sličnim riječima možemo definirati i orijentaciju, pa u čemu je onda razlika?
Orijentacija uglavnom uključuje upoznavanje novozaposlenih s kolegama i uredom, papirologijom potrebnom za zaposlenje i nastavak rada ( ugovori, pravilnici o radu, interni akti organizacije i sl)+ uključenje na sredstva rada (bila ona strojevi, kompjutori, mobitel..).
Onboarding proces traje znatno duže od orijentacije i ključan je za zadržavanje zaposlenika, a posebice onih najtalentiranijih i najvrjednijih organizaciji. On je puno više od same orijentacije novozaposlenih. Voditelji te djelatnici odjela za upravljanje ljudskim potencijalima uvijek će istaknuti kako se upravo uvođenje kvalitetnog onboarding programa smatra preduvjetom za izgradnju organizacijske kulture te razvoja visokokvalificiranih zaposlenika.
Njegova primarna smisao postojanja je pomoći novozaposlenima pri uhodavanju u uloge u organizaciji i ništa manje važno – uvelike umanjuje stres!
Zaposlenici koji se uvedu u posao prema kvalitetnom i dobro planiranom onboarding programu dokazano duže ostaju u organizaciji čime se smanjuje fluktuacija i troškovi osposobljavanja zaposlenika.
Malo brojeva
Nakon prvog lošeg dana na poslu 22% novozaposlenih odlazi unutar prvih 45 dana rada. Troškovi takvih odlazaka za organizaciju iznose najmanje tri plaće zaposlenika koji je otišao, no nerijetko – kod kompliciranijih i više rangiranih radnih mjesta se radi i o znatno većim troškovima.
Nadalje, kvalitetnim onboardingom zaposlenici brže postaju samostalni te se tako smanjuje opterećenje njihovih mentora i kolega te povećava zadovoljstvo sviju navedenih.
Kako onboarding utječe na smanjenje stresa pri uhodavanju u novo radno iskustvo?
Velika većina populacije u većoj ili manjoj količini osjeća određenu dozu anksioznosti u novim situacijama, a promjena tvrtke i radnog mjesta svrstava se u sam vrh liste najjačih stresora. Priznali mi to ili ne, koliko god otvoreni i društveni bili, svi osjećamo strah kod učenja novih informacija i vještina te uklapanja u novu sredinu, a kod onih manje sklonih promjenama taj stres je još i izraženiji.
Također, svima je dobro poznata činjenica da veće količine stresa kod zaposlenika utječu na smanjenje radnog učinka i rast fluktuacije. Stres se uvelike može se umanjiti kvalitetnim programom onboarding-a.
Ok, sada kada smo razumjeli važnost onboardinga, prođimo ukratko kroz njegove dijelove.
Zaposlenike je od prvog dana važno upoznati s očekivanjima koja se pred njih postavljaju kako kod izvršavanja njihovih radnih zadataka tako i kod prilagodbe organizaciji. Popis ovih očekivanja mora biti jasan, uvijek dostupan zaposleniku kao podsjetnik i najvažnije -realan.
Check lista očekivanja:
• Očekivanja organizacije: Vizija i Misija
• Politike i procedure koje svi trebaju poštivati
• “Kućna” pravila: formalna i neformalna
• Opis posla: očekivanja, trening i evaluacija učinka na poslu
Koliko traje kvalitetan onboarding proces?
Uobičajeno je potrebno 20 tjedana za samostalnost na poslu. U tom periodu je važno paziti da se uključe i socijalne i funkcionalna komponenta uhodavanja novozaposlenog.
• Funkcionalna razina: ciljevi rada, trening, politike i procedure rada
• Društvena: umrežavanje, mentorstvo, odnosi s kolegama, nadređenima i podređenima
Učinite da se zaposlenici osjećaju dobrodošlima kako bi ublažili anksioznost i pomogli im da se aklimatiziraju.
• Kontaktirajte zaposlenika nakon što ste ga zaposlili
• Osigurajte mentora i osobu za upoznavanje ureda i kolega
• Pripremite sve za prvi dan (radno mjesto – stol, računalo, ormariće, priručnike, uredski materijal, mobitel, telefon, broj, šifre…)
• Organizirajte upoznavanje i povezivanje s nadređenima i mentorima već prvog dana ili najkasnije tijekom prva tri dana
• Organizirajte neformalni ručak ili neki drugačiji program dobrodošlice sa suradnicima kako bi se upoznali
Najvažnije od svega – stavite fokus na ljude , ne na procedure!